En parallèle, nous serons en mesure d’offrir de nouveaux services technologiques à nos membres. Ainsi, nous avons revu en totalité notre processus d’affaires pour la gestion de l’information des membres de manière à mettre en place un système de gestion intégré qui s’étale en 4 phases :

Phase 1 – En mai dernier, au moment du déménagement dans nos nouveaux locaux, nous avons confié à une firme externe la numérisation de tous les dossiers de membres afin de réduire considérablement notre volume d’archives papier et avoir accès plus rapidement à l’information contenue dans le dossier électronique du membre.  En effet, depuis qu'ils sont numérisés, les dossiers deviennent immédiatement accessibles en version électronique en tout temps et ce, en seulement quelques clics. 

Phase 2 - Autre changement majeur, depuis juillet, nous n'ouvrons plus de nouvelles chemises papier pour les nouveaux dossiers au nom du membre… Ainsi, toute demande d’admission est exigée en format numérique et transmise électroniquement au Comité d’admission pour évaluation.  À chaque intervention effectuée par la suite au dossier, que ce soit dans le cadre du suivi de l’admission ou bien du service aux membres, la copie numérique du document traité est systématiquement ajoutée à votre dossier électronique.  Avec Ie nombre sans cesse croissant de membres, c'est là l’essence même de la rationalisation des opérations, créant ainsi une réduction des coûts administratifs. 

Phase 3 – Mis en ligne il y a à peine quelques heures, le bottin des membres est disponible à tous afin d’identifier à partir du site web qui sont les membres de l’APDIQ et ce, selon leur catégorie de membership. Ce bottin est présenté comme un répertoire classé à l’aide d’onglets alphabétiques.  En plus de comprendre un moteur de recherche dynamique permettant de retrouver rapidement un mot ou un groupe de mot, il offre une fonction de recherche avancée (enlever :à l’aide d’un outil d'indexation) permettant une recherche plus pointue par ville et par catégorie de membre. Ce bottin est une composante de base essentielle offrant au public un outil convivial pour facilement repérer qui est membre de l’APDIQ, et ainsi constater qui ne l’est pas ! 

Phase 4 – La dernière étape du projet d’intégration qui est actuellement en développement et permettra à chacun des membres d’accéder, de façon sécurisée, à son profil personnel afin d’y mettre à jour ses coordonnées et l’information de son entreprise. Cette phase intégrera des modules accessibles uniquement aux membres, qui comprendra, entre autre, un module de téléchargement de documents types reliés à la pratique professionnelle (comme des contrats, des ententes de services, etc.), un babillard d’emplois ainsi que de nouvelles fonctionnalités relatives à l’InfoLettre exclusive aux membres. 

L’APDIQ se préoccupe grandement de la protection de la vie privée sur Internet.  La cueillette, l'utilisation et la circulation des renseignements personnels dans Internet et par courrier électronique demandent une attention toute particulière.  En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), nous ne pouvons communiquer les renseignements personnels contenus dans les dossiers de membres à moins d’avoir demandé au préalable au membre son consentement afin de les communiquer.  Ainsi, les membres ont le droit de refuser que des renseignements personnels les concernant soient utilisés à de telles fins. Pour ce faire, le membre doit transmettre un avis par courriel avant le 30 novembre 2010 en copiant dans l’objet du message la mention « Je refuse que mes renseignements personnels soit diffusés », tant sur le site Internet de l’APDIQ que sur ceux de ses partenaires affiliés.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (2000, ch. 5) (LPRPDE) énonce que le terme « renseignement personnel » désigne « tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail ».

 À titre d’exemple :  les nom, titre, adresse et numéro de téléphone au travail d’un employé d’une organisation ne sont pas protégés par la LPRPDE puisqu’ils sont expressément exclus de la définition de renseignement personnel qu’elle contient. Toutefois, l’adresse de courriel au travail d’une personne constitue un renseignement personnel.  Pour plus d’information, se référer au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.